CONCEITO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O Gerenciamento de Projetos é a união de vários processos que exigem diversas atividades, incluindo planejar, executar e controlar. O Guia PMBOK® define Gerenciamento de Projetos da seguinte forma: “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos”.

VISÃO GERAL DO EMPREENDEDOR

Muitos empreendedores pensam que os projetos têm que iniciar logo na execução, o famoso “no peito e na raça”. Abraham Lincoln dizia: “Se eu tivesse nove horas para cortar uma árvore, passaria seis horas afiando o meu machado.” Benjamin Franklin alertava: “Falhar em se preparar é se preparar para falhar.” Ambos grandes líderes, ex-presidentes dos Estados Unidos, sabiam do valor de investir mais tempo planejando as ações. É indispensável focar inicialmente no planejamento, pois inúmeros eventos inesperados podem interferir negativamente nos resultados do projeto durante sua execução.

BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O Gerenciamento de Projetos é composto de nove disciplinas gerenciais: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Riscos, Aquisições e Integração. Cada uma delas envolvem ferramentas específicas. A aplicação correta dessas técnicas aumenta em muito as chances de sucesso, trazendo diversas vantagens para os stakeholders, entre elas:

• Entendimento e Domínio Total do Projeto: estudo planejado buscando sempre o melhor custo benefício das atividades, otimização dos resultados por meio da análise da melhor técnica a ser utilizada, estudos de viabilidade, interdependência e cronologia das atividades, produtividades geradas em cada serviço, entre outros; 
• Previsão de Situações Negativas: as técnicas de planejamento e gerenciamento permitem uma antevisão do que pode sair dos trilhos no decorrer da execução do projeto, de forma rápida e precisa; 
• Soluções Rápidas nas Tomadas de Decisões: o monitoramento em tempo real conduz a uma rápida tomada de decisões em termos de alocação de recursos, contratação ou dispensa de pessoal, aceleração ou desaceleração de serviços, entre outras; 
• Conhecimento Mais Detalhado dos Custos: a projeção e levantamento orçamentário obriga ao gestor a manter-se a par de tudo que influencia os custos do projeto, ou seja, o quantitativo de insumos, recursos humanos, as sinergias e produtividades geradas, entre outros, facilitando aferir inconformidades e verificar oportunidades de melhoria; 
• Melhor Distribuição dos Recursos: o estudo analítico planejado permite ao gerente de projetos otimizar o direcionamento da verba, isto é, de modo simples, gastar o dinheiro na hora certa, sem prejudicar o cumprimento de prazos. 
• Estabelecimento de Metas: as ferramentas de gerenciamento ajudam o gestor a projetar uma meta, como no caso do cronograma físico financeiro, em que o gestor alinha as etapas do projeto correspondentes à estimativa de liberação de recursos. Esta projeção é tida como referência de comparação entre o real e o que foi planejado. Qualquer desvio da meta, torna-se um sinal de alerta para possíveis correções; 
• Definição de Procedimentos: gestão padronizada, com procedimentos bem definidos de avaliações, apurações de resultados em tempo real, comunicação precisa entre as equipes e atitudes rápidas para sanar quaisquer problemas no decorrer da execução; 
• Programas de Incentivo: permite ao gestor criar programas de premiação por metas atingidas, visto que há um referencial pré-determinado para servir de comparativo; 
• Criação de Acervo de Documentos: a padronização dos procedimentos e principalmente da comunicação, cria um acervo de documentos, sejam eles, propostas comerciais, contratos, atas de reuniões, entre outros, os quais norteiam e protegem a empresa, dando condições de justificativas para eventuais reajustes de valores ou prazos. Além disso, o acervo de documentos pode servir como base histórica e acúmulo de experiências e aprendizados para projeções em eventuais projetos similares futuros; 
• Confiança e Profissionalismo: implanta na companhia uma série de procedimentos padronizados, integrados, que seguem uma lógica clara, a ponto de transpassar ao cliente maior conforto e segurança no fechamento de um negócio.